Muchas veces nos arrepentimos de no aprovechar nuestro tiempo y decimos que necesitaríamos días de 48 horas. Todos disponemos de 24 horas al día y tenemos que intentar aprovecharlas al máximo. El tiempo no se puede ni comprar ni recuperar. No hacemos nada con lamentarnos por el tiempo desaprovechado. Tenéis que preocuparos por sacar mejor partido a vuestro tiempo. Al final, se trata de saber priorizar, de tener claro lo que queremos conseguir, de estar dispuestos a dedicar tiempo de calidad y de sacrificar otras cosas secundarias.
La importancia de organizarse
No hacemos nada con tener planes, cronogramas de lo que tenemos que hacer y previsiones si luego no los cumplimos ni ejecutamos.El pensamiento de hacerlo no significa hacerlo. No se trata de hacer algo si te apetece o no, sino de hacer en cada momento lo que se debe hacer. No debes dar tregua a tu pitufo perezoso mental.
Ser productivo no tiene nada que ver con dedicar muchas horas a una cosa. ¿Cuántas personas van todos los días a sus puestos de trabajo a calentar la silla sin tener demasiada carga de trabajo o endosando su curro a otros? Debemos primar la calidad por encima de la cantidad.
¿Te apasiona aquello a lo que dedicas tu tiempo?
Voy a intentar dar algunas recomendaciones para conseguir aprovechar al máximo nuestro tiempo.
Primero. Tienes que plantearte la siguiente pregunta ¿Te apasiona aquello a lo qué dedicas tu tiempo? Ante todo, trata de ser sincero contigo mismo. Está claro que todos los proyectos y profesiones tendrán tareas tediosas y otras que nos gustarán más. Sin embargo, tenemos que verlos en su globalidad, midiendo ambos lados, con la máxima de que lo positivo debe ganar a lo negativo. Si haces lo que te gusta se lleva mucho mejor a la hora de acometerlo.
Segundo. Es importante que detectes qué cosas te hacen perder tu tiempo. ¿Cuáles son tus ladrones de tiempo? Te recomiendo que te observes detenidamente en la ejecución de una tarea. Imaginemos que esta mañana ibas a dedicar dos horas para aprender inglés, con la intención de ver varios vídeos en canales de YouTube. Al final no has dedicado más que 10 minutos a esa tarea. No te mientas a ti mismo. No dejes que la pereza ni la mentalidad anti cambio ganen la batalla. Tienes que apuntar esas tareas no previstas que se comieron tu tiempo.
Marcarte objetivos realistas
Tercero. Tienes que marcarte objetivos a alcanzar en esos proyectos o actividades profesionales. Al final, se trata de ir viendo avances en el desarrollo del proyecto, ejecución de tareas o aprendizaje de algo. Lógicamente, tienes que ser paciente y no puedes pretender ser especialista en algo en dos días.
Cuarto. Es bueno hacer una previsión de tiempo que te llevará acometer cada proyecto, tarea o actividad teniendo en cuenta el tiempo necesario para el resto de tus facetas, familiares, personales o sociales. Imaginemos que quieres escribir un libro. Ponte un plazo máximo para tener el manuscrito inicial. Si te marcas un año, analiza cuántas horas tendrías que dedicar a la semana para llegar al objetivo de tener un primer borrador en un año. Eso sí, tendrás que cumplirlo para no demorarte. Al final se trata de priorizar y centrarte en tu meta principal. Después debes cumplirlo y preguntarte si realmente te apasiona aquello a lo qué dedicas tu tiempo.
Quinto. Tienes que adquirir la rutina para que fluyan las tareas, los proyectos o los objetivos a alcanzar. Siguiendo con el ejemplo del libro, imaginemos que estimas que para tener el manuscrito en un año tendrías que dedicar 12 horas a la semana para documentarte, investigar, plasmar ideas y después darles forma. Los primeros días, si no estás acostumbrado a escribir, costará que fluyan las ideas. Pero si tienes una planificación, deberás dedicar el tiempo previsto y todo ira marchando poco a poco. La inspiración llega con el hábito.
Sexto. Menos muchas veces es más, es decir, no te cargues de proyectos, objetivos u tareas. De lo contrario, puede ser que te colapses. El intentar acometer todo a la vez suele generar un atasco. La clave es dedicar a cada proyecto o tarea su tiempo lógico. Recomiendo tener una previsión de los 3 o 4 proyectos/tareas que puedes alternar de forma progresiva, dedicando a cada uno de ellos el tiempo planificado. En función de eso, estima su duración. Muchas personas pretenden dedicar una mañana a esos 4 proyectos “sobre la marcha”, algo que no suele dar frutos.
Por el contrario, se debería, por ejemplo, dedicar hora y media a cada uno de esos proyectos. Al mismo tiempo, habrá que priorizar qué proyecto tiene el plazo más corto ya que será precisamente ese el que requerirá más dedicación para entregarlo o cumplirlo a tiempo.
Saber decir que no
Séptimo. Para ser productivos tenemos que saber decir que no. Está claro que siempre surgirán imprevistos profesionales, laborales y personales. Lo único es que algunas personas son especialistas en conseguir que hagas lo que ellos quieran aunque no sean ni tus tareas prioritarias y mucho menos son urgentes. Tienes que argumentar que tienes una agenda de proyectos y que en estos momentos no puedes comprometerte a otros. Mantente firme; no permitas que te hagan sentir culpable. Hay quienes saben manipular para que te sientas culpable y al final lo hagas.
Octavo. Buscar un lugar que te permita estar concentrado para dedicar el tiempo prevista a cada tarea, proyectos o colaboración. Va bien desconectar o estar lejos de todos los dispositivos, cosas u objetos que nos puedan distraer. La mayoría de cosas pueden esperar. Tenemos que acostumbrar a los demás que les atenderemos o responderemos cuando podamos.
Noveno. Tenemos que proceder a evaluar nuestros avances en esos proyectos, tareas o colaboraciones. Se trata de analizar si estas cumpliendo lo previsto, analizar los retrasos o desviaciones, planificar de nuevo, ajustando. Al final las cosas muchas veces no salen como tenemos planteado.
Ser consecuente
Décimo. Se consecuente y no te comprometas a proyectos o cosas que no te aportan y que te desvían de tu foco. Suele pasar que llenamos nuestra agenda de proyectos y colaboraciones que nos alejan de nuestros propios proyectos y/u objetivos. Tú decides a qué puedes o debes dedicar tu tiempo y debes tener en cuenta si realmente te apasiona aquello a lo qué dedicas tu tiempo.
Personas de mi entorno suelen preguntarme qué hago para que me cunda el tiempo, ya que me ven metidos en muchos “fregaos”. Al final es cuestión de priorizar, sacrificarte y quitar tiempo de dedicación a otras cosas que también son importantes.
