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“No me da la vida para más”, “necesito tiempo para hacer otras cosas”, “no sé cómo evitar la dispersión”… Estos son algunos de las frases más enunciadas por los asistentes al taller “Controla tu productividad: nuestro aliado es la gestión del tiempo” del pasado martes 14 de febrero. Impartido por Viriato Monterde, en este taller de 3 horas de duración se puso en valor la importancia de crear nuestro propio sistema de gestión del tiempo.

1. Definición de objetivos: plantearnos qué objetivos queremos lograr con nuestro plan. Ser más productivos, organizarnos mejor el tiempo para tener más tiempo libre, controlar lo que invierto en cada cosa para programarme mejor las tareas, etc… son algunos ejemplos de objetivos que debemos plantearnos.
2. Toma de conciencia: llegar a la determinación que queremos cambiar nuestra forma de trabajar y ser conscientes de que podemos ser más productivos. No es sólo autocrítica, sino también tener motivación es necesario para poder llevar a termino nuestro objetivos.
3. Establecer un método, para ello debemos realizar 4 acciones concretas:
   1) Recopilar información acerca de nuestras tareas y del tiempo que invertimos en ellas
   2) Clasificar, ya que tendemos a confundir lo urgente con lo importante y eso nos lleva a trabajar sin un sentido de verdad
   3) Agendar nuestra tareas, es decir, establecer un calendario de acción
   4) Ejecutar tus tareas
   5) Identificar tus “ladrones de tiempo” y rutinas contraproducentes para poder combatirlos (pueden ser digitales, como el Whatsapp o el email) o presenciales (reuniones, compañeros, etc…)
4. Revisión y actualización del plan para mejorarlo

En esta época que nos ha tocado vivir es muy difícil separar el tiempo laboral del personal y se entremezclan tareas profesionales y de ocio. Para ello es esencial saber cómo organizar eficazmente nuestras tareas y minimizar nuestra procrastinación. En este post os trasladamos cinco herramientas fundamentales que Viriato Monterde trató durante el taller de gestión del tiempo y que te ayudarán en tu día a día:

1) Rescue time (gratuita)

Auditor de nuestras herramientas digitales que se puede instalar en el móvil, ordenador, etc… y que va a medir el tiempo útil de uso de esos dispositivos (ej.: el tiempo en que inviertes durante una semana en Whatsapp).

A través de alarmas, monitoriza la actividad que realizas en tu ordenador y te avisa cuando has pasado demasiado tiempo en una única actividad, controla el tiempo que inviertes en revisar tu correo electrónico, bloquea aquellos sitios que te hacen perder tiempo (y que predefines tu previamente. Ej. Redes sociales) y te permite establecer objetivos de productividad. Semanalmente, esta aplicación elabora un informe detallado de tu actividad, de tal forma que puedes ir modificando tus pautas de trabajo.

Te sorprenderá saber todo el tiempo que dedicas semanalmente al correo o a las redes sociales.

2) Tomato Timer

Aplicación online basada en la técnica de Pomodoro de gestión del tiempo. Es un temporizador de técnica Pomodoro flexible y fácil de usar. Divide el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos con pausas de 5 minutos entre actividades, y de 10 minutos cada cuatro pausas. Se inspiró en la antigua Tomatoi.st y utiliza notificaciones de escritorio, audios y almacenamiento local para avisarte de las pausas que debes realizar y cuando volver a la actividad.

3) Trello o Wunderlist

Son programas para gestionar tareas, basado en listas (en forma de tableros), y que permiten el trabajo colaborativo. Son herramientas de organización de tareas muy eficaces, ya que puedes aplicar la metodología que quieras: GTD, Zen to done, Kanban, Scrum…

A través de tableros de tareas (checklists), etiquetas, fechas de vencimiento y otros elementos, ambas herramientas permiten dividir tus proyectos en tareas concretas, facilitando poner el foco en lo prioritario. Ambas aplicaciones permiten publicar comentarios, cargar archivos complementarios desde el ordenador o sincronizarlos desde Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive y recibir notificaciones cuando sucede algo importante.

Ambas aplicaciones se pueden sincronizar en diferentes dispositivos (internet, teléfonos y tabletas).

4) Evernote

Una aplicación muy útil para guardar de forma rápida y clasificada información de interés. Permite organizar nuestra información personal mediante archivos de notas, con la diferencia que permite crear notas de texto en varios formatos (páginas web, fotografías, notas escritas a mano, archivos adjuntos…).

Al igual que Trello o Wunderlist, otra de sus características más reseñables es la sincronización en línea y la creación de copias de seguridad. Captura una nota una vez e inmediatamente estará disponible en todos tus dispositivos.

5) Toggl

Una herramienta imprescindible para emprendedores. Permite medir el tiempo que inviertes en un trabajo y clasificarlo según proyectos y clientes, de forma simple y muy visual, lo que te permitirá no sólo controlar el tiempo que inviertes en cada proyecto (y ver si eres productivo), sino que además podrás determinar si el tiempo que inviertes en un cliente ha sido rentable o no.

Además, Toggl permite elaborar informes de tu rendimiento por horas de trabajo totales (al día, semanalmente y mensualmente).

Bola Extra) Canasto y ThinkWasabi

Canasto y ThinkWasabi son dos blogs de referencia en la gestión del tiempo, cargados de artículos para mejorar tu productividad diaria. Van más allá de un listado de aplicaciones y de consejos, ya que se centran en cómo mejorar tu Plan de gestión del tiempo.