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Resolución rápida de problemas

¿Cómo nos enfrentamos a los problemas diarios que aparecen?

Este mes han descendido las ventas un 30 %.

He entregado un proyecto una semana tarde.

Tengo comentarios negativos en redes sociales.

Uno de mis clientes habituales está contratando a la competencia.

Ha habido devoluciones de x producto.

Resolución rápida de problemas – las 8 Disciplinas

Dentro de la filosofía Lean Manufacturing, la metodología 8D (8 Disciplinas) se utiliza para ayudarnos a resolver de una forma rápida y metódica un determinado problema.

Su uso está muy extendido en la industria pero se puede utilizar fácilmente a cualquier ámbito. En este caso, veremos una adaptación de esta herramienta enfocada al emprendimiento.

Nota: En la resolución rápida de problemas, las 8 Disciplinas nos deben ayudar a buscar soluciones y a evitar la repetición de un problema.

Si lo vemos como una obligación, un “papel” más que rellenar, no nos aportará soluciones y terminará siendo un “despilfarro”.

Pasos a seguir

Al final de la guía, encontraremos el ejemplo completo que nos ayudará a entender los pasos y poder aplicarlo a nuestro caso concreto.

• Formar un grupo de trabajo

En el caso del emprendedor, nos encontraremos muchas veces con una única persona para resolver el problema. No dudéis en pedir ayuda (socios, compañeros del co-working, …), teniendo siempre en cuenta que deben de conocer vuestro trabajo, procesos,…

• Describir el problema

Describir lo ocurrido lo más detalladamente posible. Una buena definición del problema nos ayudará a entenderlo y a encontrar de forma más sencilla la solución.

• Definir una solución inmediata provisional

Nuestro objetivo es que el problema no se repita. Buscaremos una solución rápida (acciones de contención) que podamos implantar inmediatamente.

Ésta será provisional, hasta que encontremos, apliquemos y comprobemos el éxito de una acción correctora definitiva.

• Analizar la causa raíz

Existen muchas herramientas para encontrar la causa raíz del problema.

Utilizaremos 2 de ellas que son muy sencillas.

1. Diagrama de Ishikawa (causa-efecto).

Identificamos las categorías dentro de las cuales puede estar la causa del problema.

Se suelen utilizar 6 categorías (Personas, Máquinas, Métodos, Materiales, Medida y Entorno), pero se pueden adaptar según el campo en el que trabajemos..

Buscamos posibles causas al problema y las incluimos dentro de la categoría que corresponda. Es útil usar técnicas como el brainstorming.

Analizamos las causas y elegimos aquellas que creamos que son las más probables.

1. Técnica de los 5 Por qués (5W).

Una vez elegida la causa (o causas) que originó el problema, la analizaremos para encontrar la causa raíz.

Para ello, nos preguntaremos 5 veces por qué. Con la respuesta de cada pregunta, comenzaremos la siguiente y así hasta obtener la causa raíz del problema.

Muchas veces 5 preguntas no son suficientes. No dudes en continuar con los “por qués” hasta que encuentres la causa raíz que te ayude a eliminar definitivamente el problema.

• Desarrollar soluciones permanentes

Una vez identificada la causa raíz del problema se deben buscar soluciones definitivas.

Utilizaremos de nuevo la técnica de Brainstorming para encontrar posibles soluciones.

Después de analizarlas, las priorizaremos organizando las propuestas en una matriz de priorización (impacto VS coste/dificultad de implantación).

Algunas de ellas se descartarán por su alto coste, dificultad, plazo de ejecución,… o porque no sea el momento oportuno de implantarlas.

• Implantar las acciones correctivas

Las soluciones elegidas se implantarán, asignando un responsable y un plazo de finalización.

Se toma medidas para verificar que funcionan correctamente.

Realizar un correcto seguimiento es básico para asegurarnos de que las soluciones adoptadas son las correctas y que el problema no se repite.

• Prevenir la recurrencia y estandarizar

Para prevenir que el problema vuelva a aparecer, es recomendable actualizar la documentación y procedimientos, teniendo en cuenta el análisis hecho en las 8D.

• Cerrar el problema y felicitar al equipo

Cuando nos hayamos asegurado que la solución definitiva funciona, es momento de eliminar las soluciones temporales y archivar el documento de las 8D.

No hay que olvidarse de felicitar al equipo. El compromiso y el talento de cada miembro del equipo hace que la rueda siga girando.

Resumen

Las 8 Disciplinas de resolución rápida de problemas es una herramienta que nos guiará a la hora de encontrar soluciones definitivas a un problema.

Lo más importante es parar para pensar, analizar y actuar.

Las prisas hacen que veamos soluciones que parchean el problema, volviendo a reaparecer de forma repetitiva.

Todas estas herramientas nos ayuda a auto-conocer nuestro negocio, cómo estamos trabajando (el método que seguimos), qué hacemos bien y qué podemos mejorar.

Consejos:

• Ser operativos. Soluciones que funcionen, no tienen que ser perfectas. Sin embargo, no hay que buscar la perfección a la primera, pero sí mejorar continuamente. Actúa inmediatamente.
• Todas las ideas son bienvenidas. De una idea “absurda” nacen ideas brillantes o, directamente, soluciones exitosas.
• Aprovechar a las personas. Son las que nos aportan valor.
• Mente abierta. Desechar las ideas preconcebidas.
• Ir al origen, al Gemba (lugar de trabajo). No funciona buscar soluciones desde la oficina. Hay que pisar la realidad, ver el problema en el lugar en el que se origina. ¡Ve, mira y toca!
• Probar y validar.
• Adaptar esta herramienta a vuestras necesidades.

Ahora es momento de encarar los problemas. ¡Suerte!

Ejemplo completo de resolución rápida de problemas:

Artículo escrito por Cristina Layunta miembro del equipo de Formación de La Colaboradora