¿Qué es Lean Manufacturing?

Podemos encontrar tantas definiciones de Lean Manufacturing como libros consultemos o personas preguntemos. El concepto Lean nació a mediados del siglo XX en la industria automovilística (TPS, Toyota Production System) en un momento en el que era necesario un aumento de la productividad.

La base de la filosofía Lean Manufacturing reside en la mejora continua y la eliminación de “despilfarros”. Se entiende por despilfarro o desperdicio todo aquello que utiliza más recursos de los necesarios o que no aporta valor al producto o servicio.

Lean para emprendedores

¿Cómo pasar de una metodología aplicada en la industria al trabajo de un emprendedor? La base reside en la mejora continua de los procesos, optimizando nuestros recursos, siendo más eficientes y eliminando los despilfarros.

Vamos a ver uno de los pilares fundamentales del Lean Manufacturing adaptado al emprendedor, el despilfarro. Pero antes, para entender qué es un despilfarro, explicaremos qué es valor añadido.

Valor añadido

Lo más importante es analizar nuestro trabajo diario. Qué actividades nos demandan la mayor parte de nuestros recursos/tiempo y cuales nos aportan beneficios/valor. Para ayudarnos a diferenciar si una actividad aporta o no valor a nuestro producto o servicio, podemos plantearnos si el cliente estaría dispuesto a pagar por ello.

Si una tarea no aporta valor al cliente, nuestro objetivo será eliminarla. Siempre podemos empezar por intentar reducir todo aquello que no aporta valor. Veremos que hay actividades que no vamos a poder eliminar (sin valor agregado pero necesarias), tenemos que aprender a convivir con ellas, asumiendo que están ahí, pero minimizando los recursos que nos demandan.

Ejemplo: una tienda de ropa

Por ejemplo, supongamos que tenemos una tienda de ropa. Antes de abrir la tienda, ordenamos los percheros y plegamos la ropa de las baldas, para ellos empleamos una hora cada día. ¿Está nuestro cliente dispuesto a asumir un x % más sobre el precio del producto? Esto no significa que tengamos que descuidar la imagen y tener la ropa arrugada.

Tendremos que buscar alternativas que nos ayuden a mantener el orden sin utilizar tanto tiempo. Tipo de baldas, cantidad de ropa accesible al cliente, forma de plegar… Te propongo analizar un día de trabajo. Anota las actividades que haces en una tabla y analízalas. Piensa si aportan o no valor, si se pueden eliminar o cómo reducirlas.

Si tienes dudas de si una actividad aporta o no valor, hazte esta pregunta: “si repito esta actividad 10 veces, ¿voy a ganar más dinero? ¿voy a vender más?”

Un ejemplo es la facturación. Realizar y enviar una factura a un cliente es necesario, pero… ¿realmente está aportando valor? ¿El cliente está dispuesto a pagar más por una factura con un diseño personalizado en cada pedido? Automatiza el proceso e invierte el menor tiempo posible en este tipo de tareas.

Nota: no olvides tener en cuenta tu marca personal. Puede que el diseño te diferencie del resto

Despilfarros

Estos son los 7 despilfarros inicialmente definidos por la metodología Lean Manufacturing, a los que se ha añadido un octavo, el aprovechamiento del talento humano.

1. Sobreproducción

Se produce cuando fabricamos más de lo necesario, generalmente para mantener al personal ocupado y a las máquinas trabajando. Con la sobreproducción se pretende “aprovechar” el tiempo de nuestros recursos (humanos o materiales).

¿Necesitamos fabricar 10 tartas más si no sabemos si se van a vender? Sigamos la planificación y produzcamos según lo programado. Puede que parte de los ingredientes los necesitemos para otro producto o, simplemente, habremos derrochado recursos si ese artículo no tiene venta.

2. Inventario

Stock almacenado en exceso o innecesariamente. El inmovilizado supone un coste (pagamos materia prima antes de tener que utilizarla, necesitamos un almacén para guardarla, …). Analicemos qué cantidades son necesarias e intentemos llegar a acuerdos con nuestros proveedores.

Un descuento por comprar más volumen de materia prima puede suponer que se nos estropee antes de utilizarlo o que se pase de moda, si fuera una tela. Ocurre también con los stocks semielaborados, preparar más masa de bizcocho de la que nos hace falta por el simple hecho de “aprovechar” que tenemos la amasadora encendida. “Ya que me pongo, hago un poquito más y lo guardo, por si acaso.”

3. Sobreproceso

Aparece cuando realizamos trabajos que no son necesarios. Es fácil cae en el sobreproceso, por ejemplo, mejorando un producto por encima de las expectativas del cliente (¿es necesario?). Un diseñador web puede presentar 3 proyectos a un cliente para su validación, pero también 10 opciones diferentes. Pensemos en MVP (Producto Viable Mínimo), muchas veces nos ayudará a evitar el sobreproceso. ¿Qué espera nuestro cliente?

4. Retrabajo

Lo ideal es realizar un producto y un servicio con calidad a la primera. Esto implica que no tengamos que retocar, volver a hacer… Objetivo: cero errores.

Imaginemos un restaurante al que los clientes le devuelven los platos porque están fríos. Es un desperdicio tener que ir a recoger el plato, llevarlo a cocina para recalentarlo o cambiarlo. Por no hablar de la imagen que damos al cliente.

5. Transporte

Todo aquel movimiento de materiales o documentos de un sitio a otro. Mejorar la distribución de los almacenes y archivos ayuda a disminuir los desplazamientos. Hay muchas técnicas para mejorar el orden en almacenes que se pueden extrapolar a tiendas, oficinas, etc. Analiza la frecuencia de uso o venta de un producto y coloca más cerca aquellos que tengan una mayor rotación.

Pensemos en un negocio online, recibimos un pedido de 5 productos. A la hora de empaquetarlo, podemos realizar 5 trayectos desde la caja hasta cada uno de los estantes o podemos llevar un carrito con la caja e ir echando los productos en un único viaje.

6. Movimiento

Se considera un despilfarro cualquier actividad que no sea productiva. Coger documentos o material. Parece imposible eliminarlo, pero fácilmente se pueden reducir recorridos o movimientos y facilitar el trabajo con un buen diseño del puesto o de la oficina. Orden y limpieza es una máxima que debemos seguir. Tener a mano aquellas cosas que utilizamos con más frecuencia disminuye los movimientos.

Una panadería tendrá colocadas las barras de pan común en mayor cantidad y lo más cerca posible del mostrador. Sin embargo, las galletas sin gluten (por su baja demanda) estarán colocadas en un segundo plano. Ojo, aquí no hablamos de estrategias de venta que se tendrán en cuenta también para mejorar la distribución de los productos en función del objetivo de venta.

7. Esperas

Las esperas se producen cuando una persona o equipos está durante un tiempo sin realizar una actividad porque está esperando a que algo suceda. Algo tan sencillo como mirar la pantalla del ordenador mientras se actualizan las entradas al programa de contabilidad.

Una espera muy común es llevar un documento para la firma o aprobación de alguien. En estos casos, se pueden agrupar documentos y establecer un procedimiento. Por ejemplo, a las 12 h se entregan todos los documentos y a las 13 h se recogen firmados.

8. Desaprovechar las capacidades de las personas

En todas las metodologías ágiles, las personas son el centro. Utilicemos las capacidades y conocimientos de todos nuestros colaboradores. Cualquier persona de la organización, socio, amigo, cliente, … tiene algo que aportar. Escúchalos.

Terminamos con esta frase clave para el crecimiento continuo y el éxito: Lo que no se controla, se descontrola. Registra, mide, analiza.

Cristina Layunta – Miembro del equipo de Formación de La Colaboradora

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Espacio de inteligencia colectiva en Zaragoza Activa Azucarera, donde una comunidad colaborativa de 200 personas trabajan en sus proyectos e intercambian ideas, servicios y conocimiento a través de un banco del tiempo.

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